Personvernerklæring

for Advokatfirmaet Salomon Johansen AS
Sist endret 14.07.18

Advokatfirmaet Salomon Johansen AS behandler personopplysninger når du bruker våre advokattjenester, bruker våre nettsider, søker ansettelse, eller ved andre henvendelser.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson eller identifisere en enkeltperson ved kjennetegn, f.eks. navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og telefonnummer, bilder, fingeravtrykk mm.

Nedenfor finner du informasjon om behandling av personopplysninger, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 18. 1 ledd.

I tillegg til opplysninger som innsamles gjennom bruk av nettstedet, behandler SJ personopplysninger på vegne av våre klienter. All slik behandling skjer for å oppfylle klientavtalene våre. SJ sin behandling av disse opplysningene reguleres av særskilte avtaler mellom klient og SJ.

Behandlingsansvarlig for personopplysninger er Advokatfirmaet Salomon Johansen AS ved daglig leder.

1 Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside
• Personer som søker jobb eller praktikantplass hos oss

2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette innebærer kontroll av identitet, eierforhold, formål med transaksjon, bosted mv. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon personer og/eller juridiske enheter. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering:
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Kunnskapsforvaltning: I forhold til kvalitetskontroll og arbeid med å nyttiggjøre oss kunnskap kan advokater unntaksvis foreta søk i arkiverte saker for å finne informasjon om samme tema eller dokumenter. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt administrasjons- og regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter så lenge det er nødvendig for å levere våre advokattjenester og nødvendig for å håndtere tvister som kan oppstå etter at oppdraget er avsluttet, normalt i inntil ti år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse og e-post for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Klientens behov for rettslige oppdateringer og informasjon om endringer anses å være viktig for alle våre klienter. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

3. Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

Søk på nettsidene våre
Vi benytter informasjonskapsler(cookies) på våre nettsider, jfr. lov om lov om elektronisk kommunikasjon § 2-7b. Disse brukes for å innhente informasjon om bruken av nettstedet. Dette er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster en nettside, slik som salomon-johansen.no eller salomonjohansen.no. Informasjonskapsler brukes til å generer statistikk, men vi kan ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson. Lagring av opplysninger og behandling av disse er basert på brukernes samtykke. Det brukes informasjonskapsler fra Google Analytics og Google tag manager. Lagring av opplysninger er informasjon om ip-adresse, nettleser, operativsystem, tidspunkt for besøk, hvilke sider som er besøkt på våre nettsteder og varighet. Google Tag manager bruker informasjonskapsler til styring og implementering av script.
Informasjonskapslene som benyttes er levert av Google, og lagres hos Google. Google kan benytte denne informasjonen til å lage mer effektive reklamer, utarbeide rapporter om aktivtiter i tilknytning til markedsføring, til å utvikle hjemmesider og apper, forbedre egne produkter som Google +, oppdage og forhindre svindel, oppfylle sine juridiske forpliktelser og til å forbedre sine produkter.

4. Lagring av personopplysninger
Vi lagrer saksdokumenter elektronisk så lenge det er nødvendig for å ivareta våre tjenester og oppdrag.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5. Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake:
Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6. Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8 Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss. Henvendelser behandles kostnadsfritt og innen 30 dager.
Kontaktinformasjon:
Advokatfirmaet Salomon Johansen AS
v/daglig leder
Postboks 7144 St. Olavs plass, 0130 Oslo
admin@salomon-johansen.no
Telefon: 22 98 99 40

Personvernombud: Erik Faye Ree, ree@salomon-johansen.no